Digitale Workflows mit DMS: Schnellere Freigaben und Prüfprozesse

1. Status quo: fragmentierte Freigaben

Lange E-Mail-Ketten auf Outlook, Excel-Checklisten – oft werden Fachprozesse verzögert, keine zentrale Übersicht.

2. Workflow-Potenzial einer DMS‑Software

• Vorlagen-Trigger:Eine neue SOP oder ein Prüfprotokoll werden publiziert – die definierten Schritte laufen automatisch über die DMS Software.
  
  
• Sequenzierte Genehmigung: Erst Qualität, und Umwelt, dann Management
  
  
• Automatische Erinnerungen & Eskalationen: Termine wachsen für dich.
  
  
• Audit-Timeline: Jeder Check ist datiert, sichtbar und nachvollziehbar.
  
  

3. Zahlen & Fakten

Studien zeigen, dass digitalisierte Freigabeprozesse um 40–70 % schneller sind – weniger Durchlaufzeit, hohe Rückverfolgbarkeit.

4. Umweltmanagement integriert

Integration mit Umweltmanagementsystemen ermöglicht, dass prüfungsrelevante Dokumente (z. B. Emissionsberichte) im gleichen Workflow mit Freigaben durchlaufen – konsequent digital, mit effizienter Dokumentenlenkung und unterstützt durch moderne PLM-Tools.

5. ComplianceQuest als Workflow-Hub

• Low-Code Workflow-Builder für einfache Konfiguration
  
  
• Parallelverfahren ermöglichen Mehrfachfreigaben (z. B. Umwelt + Qualität)
  
  
• Benachrichtigungen mobil & Desktop
  
  
• Historie jederzeit einsehbar & exportierbar

ComplianceQuest zentralisiert alle Workflows – intuitiv, flexibel und vollständig nachvollziehbar.

6. Praxisbeispiel

Ein produzierendes Unternehmen führt neue SOP ein:

1. Initiator lädt Dokument hoch
   
   
2. System startet Freigabe: QMB, UMB, Legal
   
   
3. Erinnerungen, Eskalationen
   
   
4. Schluss Freigabe – Publikation & automatisch verteilte Zugriffsrechte
   
   

Ergebnis: Freigabe in weniger als 5 Tagen statt 3 Wochen.