Der CAPA-Lebenszyklus: Von der Abweichung zur nachhaltigen Lösung

Einleitung 

Ein effektiver CAPA-Lebenszyklus ist entscheidend für nachhaltige Verbesserungen. Doch wie sieht ein idealtypischer Ablauf aus, vom Auftreten eines Problems bis zur nachhaltigen Lösung? Dieser Beitrag geht Schritt für Schritt durch das CAPA-Management und zeigt auf, welche digitalen Tools ihn wirkungsvoll unterstützen.

1. Ereignisidentifikation 

Probleme können über Audits, Kundenbeschwerden oder Produktionsabweichungen erkannt werden. Die schnelle und strukturierte Erfassung solcher Ereignisse legt den Grundstein für einen erfolgreichen CAPA-Prozess.

2. Sofortreaktion & Dokumentation 

Die erste Reaktion muss schnell erfolgen, um akute Schäden zu begrenzen. Eine Dokumentenmanagementsystem-Software sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen lückenlos dokumentiert sind – inklusive Zeitstempel und Verantwortlichkeiten.

3. Ursachenanalyse 

Die Identifikation der Wurzelursache ist der wichtigste Bestandteil des Prozesses. Methoden wie 5-Why, Ishikawa-Diagramme oder die Fehler-Möglichkeits- und Einfluss-Analyse (FMEA) werden genutzt, um systematisch vorzugehen.

4. Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen 

Maßnahmen werden entwickelt, priorisiert und umgesetzt. Korrekturmaßnahmen lösen das akute Problem, Vorbeugungsmaßnahmen sorgen dafür, dass es nicht erneut auftritt. Die Umsetzung erfolgt dabei in enger Zusammenarbeit mit Fachabteilungen.

5. Schulung und Kommunikation 

Die Einführung neuer oder geänderter Prozesse erfordert gezielte Schulungen. Lernmanagement-Software ermöglicht es, Mitarbeiter automatisch über relevante Änderungen zu informieren und ihre Qualifikation zu dokumentieren.

6. Wirksamkeitsprüfung 

Nach Umsetzung müssen die Maßnahmen auf Effektivität geprüft werden. Dies erfolgt durch Nachverfolgung relevanter KPIs sowie durch Auditierungen. Nur wenn sich zeigt, dass das Problem nicht erneut auftritt, gilt der Prozess als abgeschlossen.

7. Managementbewertung ISO 9001 2015 

Die Managementbewertung schließt den Lebenszyklus ab. Sie bewertet, ob die Maßnahme effektiv, nachvollziehbar und regelkonform war. Im Kontext der Managementbewertung ISO 9001:2015 liefert ComplianceQuest strukturierte Reports und Auswertungen zur fundierten Entscheidungsfindung.

Fazit 

Ein durchgängiger CAPA-Lebenszyklus sorgt für nachhaltige Prozessverbesserungen. Mit digitalen Lösungen wie ComplianceQuest lassen sich CAPA-Prozesse systematisch, transparent und effizient gestalten – inklusive vollständiger Dokumentation, Schulungsintegration und Managementbewertung.